28 april 2023
Vergaderen, vrijwel iedereen kent het. Of je het nu leuk vindt of niet, het is nu eenmaal een belangrijk onderdeel van het bedrijfsleven. Het is dé manier om informatie uit te wisselen, ideeën te bespreken en beslissingen te nemen. In dit artikel lees je hoe je vergaderingen effectiever en inspirerender kunt maken. We bespreken onder andere het belang van de juiste vergaderlocatie en geven tips voor effectief vergaderen.
Of je elkaar nu treft op je eigen kantoor, in een gehuurde vergaderruimte of buiten de deur, het is en blijft belangrijk om effectief te vergaderen. Hieronder vind je een aantal tips om je vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen:
1. Zorg voor een goede voorbereiding
Stel een agenda op en stuur deze 1 dag van tevoren naar alle deelnemers. Het is belangrijk dat iedereen op de hoogte is van het doel van de vergadering.
2. Houd de vergadering
kort en bondig Maak heldere afspraken over de begintijd en de eindtijd. Zorg dat er geen uitwijkingen zijn en dat alle deelnemers to-the-point blijven.
3. Zorg voor interactie
Vraag de deelnemers om hun mening en zorg dat er ruimte is voor discussie en brainstormen. Laat deelnemers eventueel schriftelijk reageren op de ideeën van hun collega’s. Uit onderzoek blijkt dat dit tot 20 procent meer ideeën oplevert!
4. Maak duidelijke afspraken
Voorkom misverstanden en zorg dat het voor iedereen aan het einde van de meeting duidelijk is wat er van hen verwacht wordt.
5. Zorg voor een goede follow-up
Mail elke deelnemer een overzicht met wat er moet gebeuren en wie wat gaat doen. Houd elkaar hier ook aan en maak een vervolgafspraak.
Vergaderlocaties zijn er in alle soorten en maten. Je kunt een vergaderruimte huren in een kantoorpand, maar bijvoorbeeld ook in een hotel of conferentiecentrum. Welke je kiest is afhankelijk van verschillende factoren. Hoe groot is de groep? Moet er audiovisuele apparatuur beschikbaarheid zijn? Is de bereikbaarheid van de locatie belangrijk? Hieronder bespreken we een aantal vergaderlocaties die je zou kunnen overwegen.
De meest voor de hand liggende locatie om te vergaderen is natuurlijk op kantoor. Het is gemakkelijk te organiseren en het kost niks. Een beamer, whiteboard, scherm en alles wat je nodig hebt zijn vaak al aanwezig. Toch heeft vergaderen op kantoor ook nadelen. Wat doe je bijvoorbeeld als je kantoor uit één grote open ruimte bestaat? Fijn voor de teamsfeer maar minder praktisch tijdens vergaderingen. Zit een verbouwing er niet in, dan is een verplaatsbare unit voor in jouw kantoorruimte een mogelijke oplossing. Zo creëer je heel eenvoudig een rustige omgeving om te vergaderen.
Liever vergaderen in een vergaderruimte buiten kantoor? Goed idee! Even weg uit je vertrouwde omgeving kan leiden tot verrassende inzichten. Bovendien zal je merken dat je concentratie een enorme boost krijgt. Door de verminderde afleiding kan je je veel beter focussen op de agenda van de vergadering. Als je een vergaderruimte huurt zijn er vaak ook extra faciliteiten aanwezig, zoals catering, technische apparatuur en een Work & Play-ruimte om te ontspannen. Om je op weg te helpen vind je hieronder een aantal populaire locaties om een ruimte te huren:
Utrecht is door de centrale ligging een enorm populaire stad voor vergaderingen en evenementen. Er zijn veel vergaderruimtes waaruit je kunt kiezen. Van kleine vergaderruimtes voor een intieme vergadering tot grote vergaderzalen voor een conferentie of seminar. Bovendien word je volledig ontzorgd; veel vergaderlocaties bieden catering en audiovisuele ondersteuning aan.
Vergaderen in een bruisende stad met een indrukwekkende skyline en een rijke geschiedenis? Rotterdam is the place to be! De mogelijkheden om te vergaderen zijn eindeloos; van vergaderruimtes in het centrum van de stad tot vergaderruimtes aan de Maas. Bovendien biedt Rotterdam veel mogelijkheden voor teambuilding en ontspanning. Boek een rondvaart door de haven of bezoek een van de vele musea!
Wil je een zakelijke bijeenkomst of vergadering organiseren in Amsterdam? Dan vind je beslist een vergaderlocatie naar wens. Je hebt er alle mogelijkheden, variërend van moderne en strakke locaties tot historische en karakteristieke gebouwen. Uiteraard bieden de meeste vergaderlocaties in Amsterdam extra services. Zo weet je zeker dat je vergadering soepel verloopt.
Zoek je een manier om zowel op locatie als online te brainstormen of overleggen, dan is hybride vergaderen meer iets voor jou. Dit is ideaal als niet alle deelnemers aanwezig kunnen zijn op locatie. Hybride vergaderen is enorm kostenbesparend en biedt alle flexibiliteit die je wenst. Bovendien kan er gemakkelijker worden samengewerkt met mensen op afstand. Houd er wel rekening mee dat je moet beschikken over de juiste technische apparatuur en… het is vaak moeilijker om de aandacht vast te houden.
Al eens aan vergaderen in de natuur gedacht? Vergaderen aan zee kan letterlijk en figuurlijk heel verfrissend werken! Het zorgt voor inspiratie, creativiteit en een betere sfeer. Er zijn genoeg vergaderlocaties te vinden in de buurt van een natuurgebied of strand. Tussen de vergaderingen door kan je dan lekker naar buiten met je team. Het is een geweldige manier om even te ontsnappen aan de dagelijkse kantooromgeving. In een rustgevende omgeving doe je nieuwe ideeën op en het zorgt voor een unieke en onvergetelijke ervaring.
Heb je een groter budget? Dan is vergaderen én tegelijkertijd overnachten op locatie een optie. Dit kan bijvoorbeeld in een hotel of een conferentiecentrum. Het voordeel hiervan is dat er meer tijd kan worden besteed aan de vergadering. Daardoor ontstaat er meer ruimte voor teambuilding en sociale interactie. Tussendoor kan je team zich heerlijk ontspannen in bijvoorbeeld de fitnessruimte of een zwembad.
Online vergaderen is tegenwoordig niet meer weg te denken uit ons leven. Skype, Zoom en Microsoft Teams hebben vergaderen vanuit huis ontzettend makkelijk gemaakt. Het biedt flexibiliteit en het scheelt enorm veel reistijd en -kosten. Het nadeel van online vergaderen is dat het minder persoonlijk kan zijn en (wie kent het niet) dat het technische problemen kan veroorzaken.
